Was ist Übersetzungs-Workflow-Management?

Unternehmen haben selten Schwierigkeiten, einen Übersetzungsworkflow zu definieren. Doch die reibungslose Weitergabe mehrsprachiger Inhalte über Teams, Systeme, Sprachen und Prüfprozesse hinweg ohne Verzögerungen, uneinheitliche Terminologie oder manuelle Koordination stellt eine Herausforderung dar.

Smartling ist eine KI-gestützte Übersetzungs- und Lokalisierungsplattform sowie ein Übersetzungsmanagementsystem, das für diese Art von operativer Komplexität entwickelt wurde.

Was ist Übersetzungs-Workflow-Management?

Das Translation Workflow Management verbindet sich mit den Systemen, in denen die Inhalte bereits vorhanden sind, leitet die Inhalte durch konfigurierbare Workflows und bietet Teams eine zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung von Übersetzungen, Genehmigungen und gemeinsam genutzten Sprachressourcen bei wachsendem Volumen.

Allerdings sollten nicht alle Vermögenswerte den gleichen Weg gehen. Eine Marketingseite, ein Supportartikel, ein Rechtshinweis und ein internes Dokument erfordern möglicherweise unterschiedliche Übersetzungsmethoden, unterschiedliche Prüfer und unterschiedliche Bearbeitungszeiten. Deshalb unterstützt Smartling mehrere Workflows, anstatt jedes Asset durch einen einzigen Standardprozess zu zwingen.

Wie Unternehmen Übersetzungsworkflows verwalten

Das Workflow-Management für Übersetzungen ist der strukturierte Prozess, bei dem mehrsprachige Inhalte kontrolliert die Phasen Aufnahme, Übersetzung, Überprüfung, Genehmigung und Veröffentlichung durchlaufen.

In Unternehmensumgebungen hängt dieser Prozess von Systemen, Automatisierung und Governance ab, damit Inhalte ohne ständiges manuelles Eingreifen den richtigen Weg nehmen können.

Ein Übersetzungs-Management-System (TMS) macht diese Orchestrierung möglich.

In Smartling beginnen Workflows mit einem automatisierten Verarbeitungsschritt, beinhalten einen Übersetzungsschritt und können je nach Bedarf des Inhalts Bearbeitungs-, Überprüfungs-, Genehmigungs- oder Formatierungsschritte hinzufügen.

Automatisierung bedeutet, dass die Plattform Inhalte in Aufträge bündeln, sie an den richtigen Schritt weiterleiten und die nächste Aktion auf der Grundlage von Regeln auslösen kann.

Governance bedeutet, dass Teams festlegen, welche Workflow-Inhalte durchlaufen werden, welche Prüfungen durchgeführt werden und wer diese überprüfen oder genehmigen muss, bevor sie weitergeleitet werden.

Workflow-Management für Übersetzungen im Unternehmenskontext 

Manuelle Arbeitsabläufe eignen sich für eine geringe Anzahl von Dateien und einen einfachen Prüfprozess. Auf Unternehmensebene stoßen sie an ihre Grenzen, da mehr Stakeholder Transparenz benötigen, mehr Sprachen parallele Arbeitsabläufe erzeugen und mehr Inhaltstypen die Anforderungen an Weiterleitung, Qualität und Genehmigungen erhöhen.

Das eigentliche Problem ist das Routing: Welcher Inhalt wird maschinell übersetzt, welcher geht an einen Menschen, wer überprüft ihn und wer gibt ihn frei – und das alles, ohne Engpässe zu verursachen.

Ein TMS bietet Teams Automatisierung, Transparenz und Governance auf einer einzigen Plattform, anstatt sich auf Tabellenkalkulationen, E-Mail-Verläufe und manuelle Übergaben zu verlassen.

Smartling unterstützt dies mit zentral verwalteten Workflows, die auf Konto- oder Projektebene konfiguriert werden können, anstatt als voneinander getrennte Übersetzungsanfragen behandelt zu werden.

Die wichtigsten Phasen eines Übersetzungsprozesses 

1. Aufnahme von Inhalten

In einem plattformgesteuerten Workflow beginnt die Inhaltsaufnahme vor der Übersetzung. Die Quellinhalte gelangen in den Lokalisierungsprozess, werden in Aufträge gruppiert, Zielsprachen zugewiesen und je nach Geschäftsbedarf in den richtigen Workflow weitergeleitet.

Smartling setzt diese Phase um durch Regeln für die Jobautomatisierung und Steckverbinderautomatisierung.

Diese Regeln können Teil Ihrer automatisierte Lokalisierungs-Workflows durch die automatische Zusammenführung von Inhalten zu Übersetzungsaufträgen nach einem wiederkehrenden Zeitplan, die Gruppierung von Aufträgen nach Sprache, Datei, Tag oder Wortanzahl und sogar die automatische Autorisierung von Arbeiten, sodass Teams nicht jeden Auftrag manuell erstellen und weiterleiten müssen.

2. Übersetzung (Mensch + KI)

Smartling ermöglicht es Teams, Workflows basierend auf Inhaltstyp, Sprache und Geschäftszielen zu konfigurieren. In der Praxis bedeutet dies, dass verschiedene Assets unterschiedliche Übersetzungswege durchlaufen können, sei es durch menschliche Übersetzung, maschinelle Übersetzung oder KI-gestützte Arbeitsabläufe.

Diese Unterscheidung sollte den Arbeitsablauf selbst prägen. Sobald die Teams entschieden haben, bei welchen Inhalten Geschwindigkeit Priorität hat und welche Inhalte mehr Kontrolle benötigen, können sie jedes Asset durch den richtigen Übersetzungspfad leiten, anstatt alles gleich zu behandeln.

Ein Supportartikel durchläuft möglicherweise einen maschinengestützten Workflow, während ein Marketing-Inhalt mit hoher Sichtbarkeit von Menschen übersetzt und redigiert wird.

Smartlings KI-Hub unterstützt dieses Modell, indem es den Teams eine zentrale Stelle zur Verfügung stellt, an der sie die Einstellungen für maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz innerhalb des gesamten Arbeitsablaufs verwalten können.

3. Überprüfung und Qualitätssicherung

In einem TMS sind Überprüfung und Qualitätssicherung nicht einfach nur zusätzliche Schritte nach der Übersetzung. Sie sind Teil der Arbeitsweise von Lokalisierungsteams, die die Qualität sichern, Standards durchsetzen und den Überblick darüber behalten, was noch Aufmerksamkeit erfordert, bevor Inhalte weiterverfolgt werden.

Smartling unterstützt dies mit Qualitätsprüfungen im CAT-Tool, die regelbasierte Probleme für Linguisten während ihrer Arbeit kennzeichnen können.

Es unterstützt außerdem die linguistische Qualitätssicherung (LQA), bei der menschliche Linguisten Übersetzungen anhand eines objektiven Fehlerschemas bewerten, sowie den Überprüfungsmodus, eine vereinfachte Benutzeroberfläche für interne Prüfer, die Übersetzungen genehmigen, ablehnen oder bearbeiten müssen, ohne die vollständige Übersetzungsumgebung zu nutzen.

Diese Schritte sorgen dafür, dass Qualität über verschiedene Sprachen und Inhaltsarten hinweg besser reproduzierbar ist. Sie erleichtern es auch internen Stakeholdern wie Marketingfachleuten, Produktmanagern und Rechtsprüfern, sich an der Überprüfung zu beteiligen, ohne den Arbeitsablauf zu unterbrechen.

4. Genehmigung

In unternehmensweiten Arbeitsabläufen variieren die Genehmigungswege häufig je nach Inhaltstyp.

Eine Marketingkampagne benötigt möglicherweise eine Markenprüfung, während ein reguliertes Dokument unter Umständen eine rechtliche Genehmigung erfordert. Diese Logik muss innerhalb des Arbeitsablaufs verankert sein und nicht in E-Mail-Verläufen oder separaten Dokumenten.

Smartling unterstützt vielfältige Genehmigungsanforderungen durch flexible Workflow-Konfiguration und transparente Arbeitsabläufe.

Teams können festlegen, wer die Freigabe erteilen muss, welche Workflow-Schritte gelten und wann Inhalte bereit sind, von einer Phase in die nächste überzugehen.

5. Lieferung und Veröffentlichung

Ein plattformgesteuerter Workflow endet nicht mit dem Abschluss der Übersetzung. Der Vorgang endet, sobald die genehmigten Inhalte wieder im CMS, Repository, der App oder einem anderen Zielort verfügbar sind, wo sie veröffentlicht und verwendet werden.

Smartling bietet Teams mehr als eine Möglichkeit, diese letzte Phase zu bewältigen. Für Website-Workflows Das globale Liefernetzwerk (GDN) von Smartling fungiert als Übersetzungs-Proxy und ermöglicht es Teams, Websites und Webanwendungen zu lokalisieren, ohne die Website selbst zu internationalisieren oder übersetzte Inhalte zu hosten.

Übersetzungsänderungen können dann innerhalb von Sekunden auf der Produktionsseite angewendet werden.

Workflow-Management für manuelle vs. automatisierte Übersetzung

Der operative Unterschied zwischen manuellen und plattformgesteuerten Arbeitsabläufen wird mit zunehmendem Inhaltsvolumen und zunehmender Komplexität immer deutlicher.

Die Plattformsprache von Smartling legt Wert auf zentralisiertes Management, Workflow-Anpassung, gemeinsam genutzte Sprachressourcen, transparente Genehmigungsworkflows und Berichtswesen – genau diese Lücke soll dieser Vergleich aufzeigen.

Diese Tabelle verdeutlicht das zentrale Plattformargument. Unternehmen benötigen mehr als nur eine Reihe von Aufgaben. Sie benötigen ein System, das diese Aufgaben strukturieren, Übergaben automatisieren, den Status sichtbar halten und die richtigen Steuerelemente über verschiedene Inhaltstypen und Sprachen hinweg anwenden kann.

Wie Automatisierung das Workflow-Management von Übersetzungen verbessert

Die Automatisierung verbessert das Workflow-Management im Übersetzungsbereich, indem sie Engpässe reduziert, die durch sich wiederholende Koordinierungsarbeiten entstehen.

Smartling kann Inhalte in einen Auftrag bündeln, ihn den richtigen Übersetzern zuweisen, Qualitätsprüfungen durchführen und die übersetzte Version an ein CMS oder Repository zurückliefern, ohne dass jemand Dateien verschiebt oder E-Mails versendet.

KI ist nur ein Teil des umfassenderen Betriebsmodells von Smartling, das Workflow-Automatisierung, Qualitätsschritte und Governance umfasst. In der Workflow-Dokumentation werden LLMs als Übersetzungsoption innerhalb des Workflows und nicht als Ersatz für Routing, Überprüfung oder Genehmigungen dargestellt.

Hier befindet sich auch der Ort Dynamische Workflows eine Rolle spielen.

Dynamische Workflows ermöglichen es Lokalisierungsteams, Inhalte anhand von Parametern, die sie selbst auswählen, weiterzuleiten. Mithilfe von Entscheidungsschritten und Workflow-Verzweigungen können unterschiedliche Inhalte verschiedene Übersetzungs- und Überprüfungspfade durchlaufen, anstatt einem einheitlichen Prozess zu folgen.

Smartlings Arbeit mit IHG zeigt, wie das im Unternehmensmaßstab aussieht. IHG übersetzte über die Plattform mehr als 600 Millionen Wörter in 20 Sprachen und nutzte dabei Workflow-Automatisierung und kontinuierliche Aktualisierungen, um die Übersetzung von Webseiten in großem Umfang zu optimieren.

Welche Risiken bergen schlecht gemanagte Übersetzungsworkflows?

Schlecht gemanagte Arbeitsabläufe führen zu Engpässen, weil Inhalte aufgrund manueller Weiterleitung, unklarer Zuständigkeiten oder inkonsistenter Prüfmuster stecken bleiben.

Sie tragen auch dazu bei, dass Fristen verpasst werden, da jede Übergabe eine weitere Stelle darstellt, an der die Arbeit ins Stocken geraten kann.

Sie erhöhen auch das Risiko uneinheitlicher Terminologie und ungleichmäßiger Qualität.

Ohne gemeinsame SprachressourcenTrotz Qualitätskontrollen und strukturierter Prüfprozesse können Terminologie und Tonfall je nach Sprache, Markt und Inhaltsart variieren.

Für manche Organisationen besteht das größte Problem im Compliance-Risiko und der mangelnden Transparenz.

Regulierte oder sensible Inhalte sollten nicht denselben Prüfprozess durchlaufen wie Inhalte mit geringem Risiko. Die Teams müssen wissen, was sich in Bearbeitung befindet, was blockiert ist und was bereits genehmigt wurde.

Warum das Management von Übersetzungsworkflows ein System benötigt

Das Management von Übersetzungsworkflows wird unerlässlich, sobald mehrsprachige Inhalte über mehrere Systeme, Sprachen, Prüfer und Releasezyklen hinweg zirkulieren.

An diesem Punkt besteht die Herausforderung nicht mehr nur darin, Übersetzungen anzufertigen, sondern Transparenz, Konsistenz und Kontrolle in jeder Phase des Arbeitsablaufs zu gewährleisten.

Diese Komplexität ist der Grund, warum Unternehmen Systeme und keine Tabellenkalkulationen benötigen.

Smartling bietet Workflow-Orchestrierung innerhalb einer Lokalisierungsplattform und hilft Teams dabei, Inhalte über die richtigen Wege zu leiten, Automatisierung dort anzuwenden, wo sie sinnvoll ist, Qualitätskontrollen zu zentralisieren und die Veröffentlichung mit den Systemen, die sie bereits verwenden, verbunden zu halten.