Gewinnen Sie Ihr Budgetgespräch: Wie Sie den ROI von Übersetzungen nachweisen und Ihre Ausgaben schützen können

Einblicke von Gavin Grimes, VP of Language Services bei Smartling, und Bryan Murphy, CEO bei Smartling

Es war noch nie so einfach für Lokalisierungsteams, das Budget zu sichern. Jetzt, da KI die Art und Weise, wie Unternehmen über Effizienz und Kosten denken, verändert, ist die Diskussion komplexer geworden. Führungskräfte erwarten schnellere Turnarounds, niedrigere Ausgaben und einen Nachweis über die Auswirkungen auf das Wachstum – und das alles gleichzeitig. Für Lokalisierungsverantwortliche bedeutet dies, dass die Herausforderung nicht nur darin besteht, das Budget zu verlangen, sondern es auch einzuhalten.

In der dritten Sitzung der Reihe AI Translation 101 von Smartling setzte sich CEO Bryan Murphy mit Gavin Grimes, VP of Language Services bei Smartling, zusammen, um reale Strategien zu teilen, um Budgetdiskussionen in einer KI-gesteuerten Welt zu gewinnen. Von der Vermeidung häufiger Fehler bis hin zur Neuausrichtung von Übersetzungen als Investition deckten sie die Rahmenbedingungen und Taktiken ab, die Teams benötigen, um ihre Ausgaben zu verteidigen und ihre Programme zu erweitern.

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Wie KI die Budgetgespräche verändert

Vor einigen Jahren drehten sich die Budgetgespräche hauptsächlich um Kapazität und Kosten: übersetzte Wörter, Bearbeitungszeiten und Wortpreise. Heute, da KI zum Mainstream wird, erwarten Führungskräfte zwei Dinge gleichzeitig: Effizienzsteigerungen (schnellere Durchlaufzeiten, niedrigere Stückkosten) und Wertnachweis (Auswirkungen auf Wachstum, Engagement und/oder Risikominderung).

Gavins Rat: Betrachten Sie KI als Kontrollierter Beschleuniger, kein stumpfes Werkzeug zur Kostensenkung. Er schlägt auch vor, dass Sie mit Ihren vorgeschlagenen KI-integrierten Budgetplänen Nachweise für eine verkürzte Zykluszeit, Qualitätskennzahlen und Geschäftsergebnisse vorlegen sollten.

Wichtigste Erkenntnis: Da Führungskräfte heute sowohl Effizienzsteigerungen als auch den Nachweis des Geschäftswerts erwarten, muss KI als Wachstumsförderer und nicht als Kostensenkung angesehen werden.

3 Fehler, die Ihr Budget sprengen werden

Gavin hob drei Fallstricke hervor, die er aus seiner Erfahrung gelernt hat:

• Keine Ausgangslage. Ohne Benchmarks, an denen Verbesserungen gemessen werden können, ist es weniger wahrscheinlich, dass die Führungskräfte Ihren Budgetanforderungen zur Verbesserung dieser Kennzahlen Glauben schenken.
• Isoliert fragen. Sie werden mehr Erfolg haben, wenn Sie Ihre Anfrage mit den Unternehmenszielen und nicht nur mit den Teambedürfnissen verknüpfen.
• Das Publikum ignorieren. Jeder jongliert mit unterschiedlichen Prioritäten, also passen Sie die Geschichte an jeden Stakeholder an.

Sein Beispiel: Ein Hochglanz-Deck mit 40 Folien floppte, als es gleichzeitig dem CFO, CMO und CEO präsentiert wurde. Die Lösung bestand aus drei kurzen, datengesteuerten One-Pagern: ROI für den CFO, Marktdifferenzierung für den CEO und Markengeschwindigkeit für den CMO – die gleiche Frage, neu formuliert und es funktionierte.

Wichtigste Erkenntnis: Vermeiden Sie es, blind zu agieren – nutzen Sie Daten, richten Sie sich an den Unternehmenszielen aus und passen Sie Ihre Botschaft an jeden Stakeholder an.

Von der Kostenstelle zur Unternehmensinvestition

Gavin brachte es auf den Punkt: "Die Falle besteht darin, als Kostenstelle gesehen zu werden." Stattdessen rät er, die Lokalisierungsausgaben an Geschäftsergebnisse zu binden, wie z. B.:

• Mechanismen der Einnahmen. Ein Team könnte beispielsweise zeigen, wie die Lokalisierung deutscher Marketing-Assets bei einer Konversionsrate von 3 % einen zusätzlichen Umsatz von ~€/1 Mio. $ erzielen kann.
• Käuferverhalten. Untersuchungen zeigen immer wieder, dass >75 % der Kunden Produkte in ihrer eigenen Sprache bevorzugen und ~40 % sonst nicht kaufen würden.
• Risikominderung. Demonstrieren Sie, wie die Lokalisierung Bußgelder, Missverständnisse und/oder Abwanderung verhindert.

Er empfiehlt auch, die Art und Weise, wie Inhalte übersetzt werden, je nach Wichtigkeit des Inhalts strategisch zu ändern:

• Stufe 1: Gut sichtbare, umsatzsteigernde Inhalte, wie z. B. Marketing-Assets → KI-Übersetzung mit einem Menschen in der Schleife, wie die KI-Übersetzung von Smartling
• Stufe 2: Inhalte mit mittlerer Sichtbarkeit, wie z. B. Website-Seiten → MTPE (Machine Translation Post-Editing) / AIT (KI-Übersetzung)
• Stufe 3: Inhalte mit hohem Volumen und geringer Sichtbarkeit, z. B. Help-Center-Dokumentation → MT (maschinelle Übersetzung) 

Die Finanzabteilung liebt das Signal der Disziplin: Mehr investieren, wo es darauf ankommt, und weniger ausgeben, wo es nicht wichtig ist.

Wichtigste Erkenntnis: Definieren Sie die Lokalisierung als Umsatztreiber und Risikominderungsfaktor neu, indem Sie Portfoliodisziplin und klare ROI-Beispiele verwenden.

Kennzahlen, die Führungskräften tatsächlich wichtig sind

Führungskräfte interessieren sich nicht für die Funktionen der Übersetzungsplattform. Sie interessieren sich für Zahlen, die direkt mit den Geschäftsprioritäten verbunden sind. Erwägen Sie, Ihre Budgetanfragen mit den folgenden Metriken zu unterstützen:

• Verkürzung der Zykluszeit: Schnellere Markteinführungen, frühere Umsatzrealisierung.
• Auswirkungen auf den Umsatz: Conversion Lifts, höhere Attach-Raten, geringere Abwanderung.
• Kostenvermeidung: Jetzt ausgeben, um später höhere Kosten zu vermeiden.
• Produktivitätsgewinne: Spürbare Steigerungen bei Wörtern/Stunde oder Qualitätsmetriken.

Bryan betonte, dass Lokalisierungsverantwortliche proaktiv sein sollten – in die Offensive gehen und den Führungskräften zeigen, wie das Team das Wachstum vorantreibt, die Abwanderung reduziert und die Markteinführung mit einem klaren ROI verbessert.

Wichtigste Erkenntnis: Zeigen Sie die Zykluszeit, die Auswirkungen auf den Umsatz, die Kostenvermeidung und die Produktivität an und verpacken Sie sie dann in ein einfaches, CFO-freundliches Dashboard.

Wenn die Führung davon ausgeht "KI = die Hälfte des Budgets"

Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube: Wenn KI uns helfen kann, 50 % mehr zu erreichen, sollten die Ausgaben für die Lokalisierung dann nicht um 50 % sinken? Gavins Rat: Drehen Sie das Gespräch um.

Statt "gleiche Arbeit mit weniger Budget" positionieren Sie es als "mehr Wirkung bei gleichem Budget". KI ermöglicht es Teams, mehr Sprachen abzudecken, mehr Inhalte zu lokalisieren und schneller voranzukommen – ohne Abstriche bei der Qualität zu machen.

Ein Stage-Gated-Ansatz funktioniert hier gut: Zeigen Sie verantwortungsvolle Einsparungen bei risikoärmeren Inhalten (wie FAQs) und reinvestieren Sie diese Gewinne in wirkungsvolle Initiativen, wie z. B. die Erschließung neuer Märkte.

Verlagern Sie das Gespräch von der Kosteneliminierung zur Wertumverteilung:

• Differenzieren Sie Inhalte. Schneiden Sie keine risikoreichen, umsatzkritischen Inhalte ab. Erzielen Sie Einsparungen bei Inhalten mit geringerer Sichtbarkeit/Nutzen (FAQs, interne Dokumente), bei denen sich die KI sicher auszeichnet.
• Mehr mit dem Gleichen. Gestalten Sie KI als Verdopplung der Wirkung bei gleichem Budget (z. B. 20 Sprachen statt 10; mehr Long-Tail-Inhalte; schnellere, parallele Veröffentlichungen).
• Quantifizieren Sie gefährdete Umsätze. Das Kürzen spanischer Produktbeschreibungsseiten könnte jetzt "sparen", riskiert aber einen großen Umsatzeffekt, wenn ~40% nicht auf Englisch kaufen.
• Achten Sie auf Markenführung. Behalten Sie die menschliche Aufsicht, wo sie Marke und Compliance schützt.

Bryan bekräftigte dies: Er betonte, dass CEOs es hassen, riskante Einnahmen zu erzielen – für einen CEO ist es kein guter Handel, "100.000 US-Dollar zu sparen, um 12 Millionen US-Dollar zu riskieren".

Wichtigste Erkenntnis: Positionieren Sie KI als eine Möglichkeit, mit demselben Budget die Wirkung zu verdoppeln, ohne die Ausgaben zu kürzen. Weisen Sie verantwortungsbewusstes Sparen nach und investieren Sie in Wachstum.

Planung des Budgets für das nächste Jahr mit integrierter KI

Kluge Teams behandeln KI nicht als einmaligen Einzelposten. Sie backen es in das Betriebsmodell ein:

• Budget für Enablement-Tools. Denken Sie daran, ein Budget für die Bereinigung von Terminologiedatenbanken/TMs, Styleguides und Eingabeaufforderungsbibliotheken, Qualitätsbewertung und Schulung von Post-Editoren/Lektoren einzuplanen – ohne diese wird KI nicht den versprochenen ROI liefern.
• Schaffen Sie Flexibilität. Fügen Sie "Burst"-Klauseln mit Anbietern ein, um Inhaltsspitzen ohne Notfallbestellungen zu bewältigen.
• Bindung an OKRs. Verknüpfen Sie Ihren strategischen Plan mit den wichtigsten Ergebnissen, auf die sich Führungskräfte konzentrieren. Für CFOs kann dies niedrigere Cost-to-Serve (Kosten pro Release, Zeitplan) bedeuten. Für eine CMO kann es sich um eine schnellere globale Einführung handeln (Zykluszeitgewinne). Für CEOs könnte es ein schnellerer Einstieg in zwei Märkte sein (durch KI freigesetzte Kapazitäten).
• Stage-Gate größere Ausgaben. Teilen Sie größere Investitionen in Phasen auf und gewinnen Sie Vertrauen, indem Sie bei jedem Meilenstein messbare Fortschritte nachweisen.

Gavin merkte an, dass "die klügsten Teams nicht auf KI setzen. Sie strukturieren ihre Budgets flexibel, so dass sie schnell skalieren können, wenn ein Pilotprojekt erfolgreich ist, aber das Risiko begrenzen können, wenn dies nicht der Fall ist."

Wichtigste Erkenntnis: Intelligente Teams teilen die Budgets in "Run" und "Experiment" auf, finanzieren KI verantwortungsvoll und schaffen gleichzeitig Flexibilität, um Erfolge zu skalieren.

Das Fazit

Session 3 der Reihe AI Translation 101 von Smartling machte eines deutlich: Um im Zeitalter der KI das Budgetgespräch zu gewinnen, braucht es mehr als nur Kostensenkungen. Führungskräfte müssen einen datengesteuerten ROI nachweisen, ihre Botschaft auf die Stakeholder zuschneiden und die Lokalisierung sowohl als Wachstumstreiber als auch als Risikominderung positionieren. Von der Vermeidung häufiger Fehler bis hin zum Aufbau flexibler und strategischer Budgets tauschten sich Bryan und Gavin über praktische Strategien aus, die Lokalisierungsteams sofort in die Tat umsetzen können.

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Vergessen Sie nicht, sich die ganze Sitzung anzusehen oder im Podcast anzuhören.