Vier Workflow-Hacks, um Übersetzungskosten und -zeit um 50 % zu reduzieren

Wenn ich ein Lyft-Zuhause von einem Abend mit Freunden oder einem außergewöhnlich anstrengenden Einkaufsbummel buche, ist das Letzte, was ich tun möchte, meine gesamte Privatadresse einzugeben.

Dank der Zielverknüpfungen von Lyft kann ich mit nur zwei Fingertipps auf meinem Telefon ein Lyft-Zuhause buchen.

Ähnlich wie bei der Lyft-App haben Smartling-Kunden eigene Verknüpfungen angefordert, um Übersetzungen abzuschließen. Stellen Sie sich vor, Sie könnten weniger wichtige Workflow-Schritte überspringen, um Übersetzungen schneller auf den Markt zu bringen (oder zumindest Ihre Einführungsfristen einzuhalten). Oder dass Ihr TMS automatisch wusste, welche Inhalte durch einen Übersetzungsprozess und welche durch einen anderen Prozess gesendet werden mussten.

Eine der fortschrittlichen Workflow-Funktionen von Smartling, Dynamic Workflows, hat unseren Kunden geholfen, übersetzte Inhalte von einem Stakeholder an den nächsten weiterzugeben.

Wie? Indem Benutzer bedingungsbasierte Regeln festlegen können, wie Workflows mit verschiedenen Inhalten umgehen sollen.

Dynamische Workflows sind regelbasierte Arbeitsabläufe, die den Einsatz von Übersetzungsressourcen optimieren und so Ihre Markteinführungszeit verkürzen. Mit dynamischen Workflows können Benutzer intelligente Workflow-Regeln festlegen, die zwei Dinge verbessern: 1) die Weiterleitung von Inhalten an die am besten geeigneten Ressourcen und 2) die Geschwindigkeit, mit der Inhalte durch einen Workflow bis zum letzten Veröffentlichungsschritt geleitet werden. Diese Workflows automatisieren ansonsten mühsame, sich wiederholende Projektmanagementaufgaben und stellen sicher, dass Übersetzungen pünktlich veröffentlicht werden.

Beginnen wir mit vier der häufigsten Anwendungsfälle für dynamische Workflows - alle von Smartling-Kunden implementiert und genutzt:

1) Verzweigung nach Fuzzy-Match-Score

Warum verwenden: Diese Verzweigungsregel ermöglicht einen hybriden Übersetzungsansatz, bei dem eine Mischung aus professioneller und maschineller Übersetzung verwendet wird, um Zeit, Kosten und Qualität optimal zu gestalten.

Erwägen Sie die Verwendung in folgenden Fällen:

• Sie verfügen über ein großes, qualitativ hochwertiges Translation Memory.
• Sie möchten Ihre Inhalte skalieren, ohne mehr für Übersetzungen zu bezahlen.

So funktioniert das: Sie sollten zwei Workflow-Zweige erstellen: einen mit professionellen Übersetzern und einen mit einem Schritt der maschinellen Übersetzung, gefolgt von einem Bearbeitungsschritt.

1. Erstellen Sie unmittelbar nach dem Autorisierungsschritt einen Entscheidungsschritt mit einer Regel, die auf einem Fuzzy-Übereinstimmungsschwellenwert basiert – dem Prozentsatz, mit dem eine bestimmte Zeichenfolge mit einer Zeichenfolge in Ihrem Translation Memory übereinstimmt.
2. Legen Sie alle Zeichenfolgen oberhalb des Schwellenwerts fest, um sie an professionelle Übersetzer weiterzuleiten
3. Legen Sie fest, dass alle Zeichenfolgen unterhalb des Schwellenwerts an maschinelle Übersetzungsengines weitergeleitet werden, gefolgt von einem Bearbeitungsschritt, bei dem ein Mensch die Übersetzungen verfeinert.

Erfolgsgeschichte eines Kunden: Ein Smartling-Kunde verwendete diesen Ansatz für einen Fuzzy-Match-Schwellenwert von 75 %. Sie konnten die Kosten um 50 % senken und die Durchlaufzeit um 55 % verkürzen, was die Markteinführungszeit verkürzte.

2) Verzweigung nach String-Tags

Warum verwenden: Diese Verzweigungsregel ermöglicht es Projektmanagern, Inhalte zu markieren und dann basierend auf dem Tag verschiedenen Projektbeteiligten zuzuweisen.

Erwägen Sie die Verwendung in folgenden Fällen: Ihr Ausgangsinhalt enthält Abschnitte, die für unterschiedliche Zielgruppen bestimmt sind und die Beteiligung unterschiedlicher Übersetzer und Überprüfungsteams erfordern. Zum Beispiel:

• Allgemeine vs. exklusive Inhalte für Mitglieder
• Allgemeine Produktlistings vs. Rabatt-Produktlistings
• Content für eine Buyer Persona vs. eine andere Buyer Persona

Ein String-Tag würde kennzeichnen, für welches Publikum der Inhaltsabschnitt bestimmt ist.

So funktioniert das: Sie benötigen für jeden Satz von Inhalts- und Übersetzungsressourcen einen anderen Workflow-Branch.

1. Erstellen Sie unmittelbar nach dem Schritt Autorisieren einen Entscheidungsschritt mit einer Regel, die auf einem Zeichenfolgen-Tag basiert.
2. Geben Sie ein bestimmtes Zeichenfolgen-Tag als Bedingung für das Routing von Inhalten über einen alternativen Workflow-Zweig ein.
3. Profi-Tipp: Sie können so viele Regeln erstellen, wie Sie benötigen, basierend auf der Anzahl der Zeichenfolgen-Tags, die Sie für das Routing von Inhalten verwenden möchten.

Erfolgsgeschichte eines Kunden: Ein Smartling-Kunde konnte 10 % seiner Arbeitswoche zurückgewinnen, die er zuvor für das Verschieben von Inhalten zwischen Arbeitsabläufen aufgewendet hatte.

3) Verzweigung nach Content File URI oder Global Delivery Network (GDN) Website-URL

Warum verwenden: Diese Verzweigungsregel ermöglicht es Projektmanagern, unterschiedliche Übersetzungsprozesse für Inhalte zu verwenden, die über vorgefertigte Konnektoren oder über GDN-Domänenpfade abgerufen werden.

Erwägen Sie die Verwendung in folgenden Fällen: Sie haben Inhalte in bestimmten Dateien oder URLs, die keine qualitativ hochwertigen oder markenkonformen Übersetzungen erfordern (z. B. eine Kontaktseite oder Supportinhalte), im Vergleich zu anderen Dateien oder URLs, die eine professionelle menschliche Übersetzung erfordern.

So funktioniert das: Sie benötigen für jeden URI oder jede URL einen anderen Workflow-Branch.

1. Erstellen Sie unmittelbar nach dem Schritt Autorisieren einen Entscheidungsschritt mit einer Regel, die auf Datei-URI/URL basiert.
2. Geben Sie einen Begriff ein, der in der Datei-URI/URL enthalten ist (muss nicht exakt übereinstimmen) und einen anderen Prozess oder andere Arten von Beteiligten erfordert. Der Inhalt dafür wird an den alternativen Workflow-Zweig weitergeleitet.

Erfolgsgeschichte eines Kunden: Ein Kunde ist in der Lage, Übersetzungskosten zu sparen, indem er den Inhalt der Seiten "Kontakt" und "Partner" an die maschinelle Übersetzung und alles andere an professionelle menschliche Übersetzer weiterleitet.

4) E-Mail-Benachrichtigungen und automatische String-Verschiebungen für inaktive Strings

Warum verwenden: Diese Art von Regel für die Geschwindigkeit von Inhalten ermöglicht es, dass nach einer bestimmten Anzahl von Tagen ohne Aktivität automatische E-Mail-Erinnerungen an interne Lektoren oder eine andere Übersetzungsressource gesendet werden. Darüber hinaus werden Inhaltsengpässe vermieden und Inhalte nach einer bestimmten Dauer der Leerlaufaktivität durch den Workflow geschoben.

Erwägen Sie die Verwendung in folgenden Fällen:

• Inhalte neigen dazu, in einem bestimmten Schritt Ihres Workflows stecken zu bleiben
• Sie senden manuell E-Mail-Erinnerungen an Übersetzungsbeteiligte, damit diese ihre Arbeit abschließen können
• Sie möchten eine zeitnahe Nachverfolgung mit den Übersetzungsbeteiligten implementieren
• Ihre Inhalte haben eine strenge Veröffentlichungsfrist

So funktioniert das: Sie können automatische E-Mail-Benachrichtigungen und automatische Zeichenfolgenverschiebungen für ungenutzte Zeichenfolgen in jedem Workflow-Schritt nach der Übersetzung und vor der Veröffentlichung einrichten.

1. Klicken Sie in den Schritt "Schritt verwalten" und wählen Sie unten die Funktion "Leerlauf-Strings" aus.
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Sprache(n)" die Sprache aus, für die Sie Erinnerungs-E-Mails einrichten möchten
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Erinnerungs-E-Mail senden“ die Anzahl der Tage aus, die vergehen sollen, bevor eine Erinnerungs-E-Mail gesendet wird.
4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Zeichenfolge verschieben" die Anzahl der Tage aus, die verstreichen sollen, bevor eine Zeichenfolge automatisch in den nächsten Schritt verschoben wird.
5. Geben Sie abschließend die E-Mail-Adressen ein, von denen Sie die Erinnerungs-E-Mails erhalten möchten.

Erfolgsgeschichte eines Kunden: Ein Kunde konnte nach zweimonatiger Implementierung der Idle-String-Regel eine doppelt so schnelle Bearbeitungszeit erreichen und konnte Inhalte drei Tage früher veröffentlichen.

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