Was sind die besten Optionen für eine genaue Übersetzung in Excel?

Wenn die meisten Menschen an Übersetzungsdienste denken, denken sie an Übersetzungen von Websites, Büchern, Marketingmaterialien und juristischen Dokumenten. Internationale Unternehmen benötigen jedoch häufig Finanzdokumente – einschließlich Excel-Tabellen –, die von einer Ausgangssprache in eine Zielsprache übersetzt werden.

In diesem Artikel werden die besonderen Überlegungen zum Übersetzen von Daten aus Excel in eine neue Sprache behandelt. Lesen Sie weiter, um mehr über die verfügbaren Tools und die Einschränkungen zu erfahren, die mit kostenlosen Apps und integrierten Funktionen von Drittanbietern verbunden sind. Es werden auch Alternativen zu kostenlosen Apps für Geschäftsanwender behandelt, die beglaubigte Übersetzungen und Projektmanagement benötigen.

Was ist Übersetzung in Excel?

Bei der Übersetzung von Excel-Dokumenten werden die Textdaten in einer Excel-Tabelle durch Text in einer Zielsprache ersetzt. Die Excel-Übersetzung ist für Unternehmen, die Finanzdaten für ein internationales Publikum erstellen, unerlässlich.

Für die Übersetzung von Tabellenkalkulationsdaten gelten die gleichen Anforderungen wie für andere Arten von Übersetzungen, aber das Format der Tabellenkalkulation stellt einige besondere Herausforderungen dar. Abhängig von der Methode, die Sie zum Übersetzen von Excel-Tabellen verwenden, kann eine zusätzliche Qualitätskontrolle erforderlich sein, um eine genaue Übersetzung der Zahlen und die Beibehaltung von Excel-Formeln zu gewährleisten.

Die Nachteile der Verwaltung von Übersetzungen in nativen Excel-Tools

Microsoft Translator-Tools bieten Gelegenheitsbenutzern grundlegende Übersetzungsdienste über ein systemeigenes Übersetzungstool, das sich auf der Registerkarte "Überprüfen" der Menübandnavigation befindet. Es gibt jedoch einige Bedingungen, die Sie beachten sollten, bevor Sie diese Funktion verwenden.

So finden und verwenden Sie das integrierte maschinelle Übersetzungstool in Excel:

1. Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe, die Sie übersetzen möchten. Wählen Sie Übersetzen aus. Dadurch wird der Bereich "Übersetzer" auf der rechten Seite des Bildschirms geöffnet.
2. Das Übersetzungstool übersetzt die Registerkartendaten aus der Quellsprache (automatisch erkannt oder manuell ausgewählt) in die von Ihnen ausgewählte Zielsprache.

3. Die Übersetzung wird im unteren Bereich auf der rechten Seite angezeigt. Sie müssen den übersetzten Text kopieren und in das Dokument einfügen.

Beachten Sie, dass bei der Übersetzung Formeln oder Excel-Funktionen in Ihrer Tabelle nicht erhalten bleiben, seien Sie also vorsichtig beim Ausschneiden und Einfügen. Außerdem sind maschinelle Übersetzungstools wie das in Microsoft Excel-Produkten anfällig für Übersetzungsfehler, also lassen Sie den Inhalt von einem Muttersprachler der Zielsprache überprüfen oder wenn möglich einen zusätzlichen Überprüfungsschritt in Ihrem Arbeitsablauf durchführen.

Diese Funktion eignet sich am besten für kleine Projekte und den persönlichen Gebrauch. Es ist nicht als Ersatz für die professionelle Übersetzung von Geschäftsdokumenten gedacht.

Alternative Möglichkeit: Laden Sie das Excel-Dokument bei Google Translate hoch

Google Translate ist ein kostenloses webbasiertes Tool, das Dokumente in über 100 verschiedene Sprachen wie Englisch, Französisch, Spanisch, Deutsch, Chinesisch und mehr übersetzt. Das Tool ermöglicht es Benutzern, einen Textblock auszuschneiden und in ein Feld einzufügen oder ein Dokument zur Übersetzung hochzuladen.

Um Google Translate zu verwenden, öffnen Sie Ihre Excel-Datei und klicken Sie im oberen Menü auf "Übersetzen". Wählen Sie dort Ihre Zielsprache aus.

Bitte beachten Sie, dass Google Übersetzer übersetzten Text im Browserfenster zur Überprüfung anzeigt. Sie können eine übersetzte Excel-Tabelle nach der Übersetzung nicht mehr aus der App herunterladen. Auch dies ist eine großartige Option für Gelegenheitsnutzer, die einfachen Text in einer Tabelle lesen müssen. Dies ist nicht die bevorzugte Option für Geschäftsanwender, die eine professionelle Übersetzung benötigen, da Geschäftsdokumentation oft eine Herausforderung für die maschinelle Übersetzung darstellt.

Beachten Sie auch, dass die Verwendung einer kostenlosen, browserbasierten App eines Drittanbieters das Risiko von Datenschutzverletzungen birgt. Vermeiden Sie die Verwendung von Google Übersetzer oder einem anderen kostenlosen Dienst, um vertrauliche oder urheberrechtlich geschützte Informationen zu übersetzen.

Was sind die Folgen einer schlechten Übersetzungsqualität in Excel?

Übersetzungsprobleme und Datenkorruption haben reale Folgen für Unternehmen. Im besten Fall führt eine schlechte Übersetzung zu mehr Arbeit für die Mitarbeiter in der Buchhaltung, die Probleme finden und beheben müssen. Im schlimmsten Fall führen falsche Darstellungen in Finanzdaten zu Geschäftsrisiken und Haftung.

Mangelnde Klarheit: Excel ist das Format der Wahl für die Finanzberichterstattung. Das Programm übernimmt komplexe Berechnungen und erweiterte Funktionen wie z. B. die Planung und Analyse von Was-wäre-wenn-Szenarien. Excel-Dokumente können bei ungenauen Übersetzungen oder Änderungen an Daten oder Formeln an der Übersichtlichkeit verlieren oder die Daten falsch darstellen. Um die Integrität der Finanzdaten zu gewährleisten, entscheiden Sie sich für eine beglaubigte Übersetzung mit einem TMS.

Strategische Fragen: Führungsteams verwenden häufig Finanzdaten, um Geschäftsstrategien zu entwickeln und Entscheidungen zu treffen. Schlechte Übersetzungen oder formelhafte Probleme können zu Entscheidungen führen, die auf ungenauen Informationen basieren. Schon kleine Änderungen an der Bedeutung von Dokumenten oder Berechnungen können langfristige Folgen haben.

Ungenaue Berichterstattung: Finanzteams verlassen sich auf genaue Daten, um Finanzfunktionen wie Monatsabschluss und Berichterstattung durchzuführen. Schlechte Übersetzungen oder falsche Daten führen zu Problemen bei der Finanzberichterstattung und negativen Prüfungsergebnissen. Beglaubigte Übersetzungen mit einem TMS stellen sicher, dass sich das Finanzteam auf die Daten aus den übersetzten Dokumenten verlassen kann.

Mögliche Haftung: Ungenaue Finanz- oder Rechtsübersetzungen machen den Eigentümer des Dokuments haftbar. Wenn beispielsweise eine Vertrags- oder Finanzdokumentenübersetzung zu Fehlern oder Unklarheiten führt, kann dies ein Geschäft gefährden oder den Ruf schädigen. Dies ist besonders wahrscheinlich in Excel-Dokumenten, bei denen die maschinelle Übersetzung Formeln und Berechnungen ändern kann. Dies kann zu kostspieligen Problemen oder Verzögerungen bei der Geschäftstätigkeit führen.

Erhöhte Kosten: Fehler in der Finanzdokumentation können teuer werden. Ungenaue Daten können Verhandlungsparameter verändern, Verwirrung zwischen den Parteien eines Geschäfts stiften oder zusätzliche Kosten verursachen. Selbst wenn das Team Ungenauigkeiten in einer Übersetzung feststellt, kosten Recherche und Korrektur Zeit und Geld. All diese Ergebnisse treiben die direkten und indirekten Kosten in die Höhe. Aus diesem Grund investieren viele Unternehmen in professionelle Übersetzungsdienste, um die Kosten zu kontrollieren und Probleme zu reduzieren.

Eine bessere Alternative: Einführung in Translation-Management-Systeme (TMS)

Professionelle Übersetzungssoftware wie Smartling unterstützt Geschäftsanwender bei der Verwaltung von Übersetzungsprojekten von Anfang bis Ende auf einer Plattform. Professionelle Übersetzungsmanagementsysteme wurden für die Qualitätssicherung in Unternehmen entwickelt und helfen Benutzern, je nach Budget oder Inhaltstyp auf maschinelle oder menschliche Übersetzungsdienste zuzugreifen.

Professionelle Translation-Management-Systeme bieten Dienstleistungen, die über die einfache Übersetzung hinausgehen. Smartling bietet Qualitätssicherungsprüfungen (QA) und garantierte Übersetzungsqualität. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die übersetzten Inhalte den Unternehmensstilrichtlinien und Markenstandards entsprechen und mit Ihrer Ausgangssprache und den übersetzten Inhalten übereinstimmen.

Was sind die Vorteile des Einsatzes eines TMS?

Das Übersetzungsmanagement bietet professionellen Anwendern viele Vorteile gegenüber einer kostenlosen Drittanbieter-App. Mit einem TMS haben Benutzer Zugriff auf modernste KI-Übersetzungstechnologie , muttersprachliche menschliche Übersetzer, Fehlerprüfung, zertifizierte Dokumentation und vieles mehr.

Hier sind die Vorteile, die Benutzer bei der Nutzung eines professionellen Übersetzungsdienstes genießen:

Schnellere Lieferung: TMS bieten optimierte Systeme zur Verwaltung von Übersetzungen. Durch den Einsatz von KI-Technologie und menschlichen Übersetzern, deren Muttersprache Englisch ist, können TMS Inhalte schnell und ohne Einbußen bei der Genauigkeit übersetzen. TMS sind für die Verwaltung des gesamten Arbeitsablaufs eines Übersetzungsprojekts konzipiert, von der Aufgabenzuweisung über die Fortschrittsverfolgung bis hin zur Bereitstellung qualitativ hochwertiger Übersetzungen. Auf diese Weise können Benutzer den Fortschritt und die Zustellung ihrer Dokumente auch verfolgen.

Qualitativ hochwertigere Übersetzung: Kostenlose Übersetzungs-Apps von Drittanbietern können zwar mit einfachen Wörtern und Phrasen umgehen, aber diese Tools können keine komplexeren oder nuancierteren Übersetzungen wie ein TMS liefern. Übersetzungsdienste entwickeln immer effektivere Workflows und sensiblere Produkte für maschinelle Übersetzung. Das bedeutet, dass die Qualität der Übersetzung, die Sie von einem TMS erhalten, die eines kostenlosen Dienstes wie Google Translate oder ChatGPT bei weitem übertrifft.

Technologiegestützte Übersetzung: KI-gestützte Übersetzungen können bei der Übersetzung großer Projekte Zeit und Mühe sparen, die manuelle Arbeit reduzieren und die Genauigkeit des gesamten Übersetzungsprozesses gewährleisten. Ein TMS kann maschinelle Übersetzung mit menschlicher Qualitätssicherung kombinieren, um Fehler zu beseitigen oder Nuancen in der Zielsprache zu erfassen. Mit einem TMS wie Smartling erhalten Benutzer das Beste aus beiden Welten – starke maschinelle Übersetzung gepaart mit menschlicher Note.

Kosteneffizienz: TMS bieten Unternehmen kosteneffiziente Übersetzungsdienstleistungen, indem sie Prozesse rationalisieren und unnötige Kosten vermeiden. Mit einem TMS lagern Unternehmen ihren Übersetzungsbedarf an einen externen Dienst aus, der genauere und zuverlässigere Übersetzungen liefern kann. Ein TMS kann auch den Übersetzungsprozess automatisieren, wodurch die mit der Übersetzung verbundenen manuellen Arbeitskosten gesenkt werden.

Funktionen, auf die Sie bei Übersetzungstools über Excel hinaus achten sollten

Während kostenlose Funktionen für die schnelle Übersetzung persönlicher Dokumente ideal sind, benötigen Unternehmen häufig professionelle Übersetzungsdienste. Achten Sie bei der Bewertung von Dienstleistern auf ein Unternehmen, das die folgenden wichtigen Übersetzungsfunktionen bietet:

Muttersprachliche Übersetzer

Muttersprachler bieten die genaueste Übersetzung und die besten Kenntnisse des kulturellen Kontexts für ein Übersetzungsprojekt. Auch wenn Übersetzer mehrere Sprachen beherrschen können, ist die Beherrschung der Zielsprache wichtig, um die Genauigkeit und Wiedergabetreue des übersetzten Textes zu wahren.

Dienstleistungen der Transkreation

Transkreation ist eine Art der Übersetzung, die über die wörtliche Bedeutung von Wörtern hinausgeht und den kulturellen Kontext und Elemente des Zielpublikums berücksichtigt. Die Transkreation erfordert einen menschlichen Übersetzer mit Kreativität und fundierten Kenntnissen der Zielsprache und -kultur, da es darum geht, das Zielpublikum und die Botschaft, die der ursprüngliche Ausgangstext vermitteln soll, zu verstehen.

Datensicherheit

Bei der digitalen Übersetzung müssen Benutzer vertrauliche und geschützte Informationen an das TMS übertragen. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter moderne Datensicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und sichere Datenspeicherung anbietet, um die Vertraulichkeit zu wahren. Stellen Sie außerdem sicher, dass Übersetzer und andere Personen, die mit Dokumenten arbeiten, eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) einhalten, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.

Workflow-Verwaltung

Workflow-Management unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Übersetzungsprojekte. Moderne TMS-Anbieter automatisieren Prozesse, um Zeit und Geld zu sparen. Wenn Ihr Unternehmen fortlaufende Übersetzungsdienstleistungen benötigt, um mehrere Märkte zu bedienen, suchen Sie nach einem Dienstleister, der sich stark für Managed Services für Übersetzungen einsetzt.

Optimieren Sie Ihren Übersetzungsworkflow mit Smartling

Smartling bietet Geschäftsanwendern die besten Funktionen und Technologien für die Verwaltung von Übersetzungen in großem Umfang. Unsere preisgekrönte Kombination aus maschineller Übersetzung, neuronaler maschineller Übersetzung und menschlichen Übersetzern bietet Genauigkeit und Zuverlässigkeit für jedes Übersetzungsprojekt. Smartling bietet auch Funktionen auf Unternehmensebene für Teams:

• Integrationen und Technologien zur Optimierung der Übersetzung
• Reporting- und Analysetools zur Bewertung der Qualität und Effektivität von Inhalten
• Benutzer- und Projektverwaltung für die vollständige Kontrolle über die übersetzten Assets

Um Smartling in Aktion zu sehen, sehen Sie sich unsere fünfminütige Demo an oder vereinbaren Sie einen Anruf mit einem Übersetzungsspezialisten.