Personio: Erstklassiger mehrsprachiger Support in großem Maßstab

Personio overview

Personio, Das 2015 gegründete Unternehmen erleichtert Unternehmen die effiziente Verwaltung ihrer Belegschaft. Die Softwareplattform des Unternehmens rationalisiert und automatisiert HR- und Talentmanagementaufgaben für kleine und mittlere Unternehmen und bietet viele Funktionen für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung, Personalbeschaffung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Leistungsmanagement und mehr.

Das Kundenschulungsteam von Personio baut Produkt- und Personalkompetenz in großem Umfang auf. Sie entwickeln verschiedene Arten von Inhalten, darunter Help-Center-Artikel, Voyager Academy-Kurse, Release Notes, Newsletter und mehr. Um den gesamten Kundenstamm von Personio bestmöglich zu unterstützen, hat es sich das Team zur obersten Priorität gemacht, Support-Inhalte in mehreren Sprachen zur Verfügung zu stellen.

Die Herausforderung

Personio weiß, dass ein guter Kundenservice – insbesondere wenn er in der Muttersprache eines Kunden angeboten wird – ein Unterscheidungsmerkmal ist. Allen Beteiligten war jedoch klar, dass der bestehende Workflow von Personio nicht skalierbar war.

Das Team kopierte und fügte deutsche Quellinhalte manuell aus Zendesk ein und schickte diese Dateien per E-Mail an ein Übersetzungsbüro in Australien. Linguisten übersetzten die Inhalte ins Englische und schickten die Übersetzungen per E-Mail an Personio, die Personio kopierte und wieder in Zendesk einfügte. Die Kadenz funktionierte gut – angesichts der Zeitzonenunterschiede konnten Dateien im Wesentlichen über Nacht übersetzt werden – aber der Prozess war umständlich und manuell. Eine Übersetzung in weitere Sprachen wäre unmöglich.

Obwohl einige Inhalte durch interne Ressourcen geschrieben und überprüft werden konnten, stellte die begrenzte Bandbreite ein Hindernis für die Ausweitung dieser Bemühungen dar. Personio wollte daher eine Lösung, die es ihnen ermöglicht, bei Bedarf ihre internen Ressourcen zu nutzen und diese gleichzeitig problemlos durch externe Ressourcen zu ergänzen – ohne den Arbeitsablauf zu stören oder die Qualität zu gefährden. Um Qualität und Konsistenz zu gewährleisten, muss jeder, der an den Inhalten arbeitet, Zugriff auf die aktuellsten Sprachressourcen haben.

Die Lösung

Personio ging eine Partnerschaft mit Smartling ein, um manuelle Aufgaben zu eliminieren, die Lokalisierungsbemühungen zu zentralisieren und die Supportdokumentation des Unternehmens in großem Umfang zu übersetzen und gleichzeitig ein hohes Qualitätsniveau beizubehalten.

Jetzt ist es ganz einfach, Übersetzungen anzufordern. Die Zendesk-Integration von Smartling bedeutet, dass Personio Dateien zur Übersetzung – sei es an ihren Übersetzungspartner in Australien, an interne Ressourcen oder an die Übersetzungslösungen von Smartling – mit nur wenigen Klicks direkt von Zendesk in viele Sprachen senden kann.

Darüber hinaus sind das Glossar, der Styleguide und das Translation Memory von Personio auf der Smartling-Plattform gespeichert. Externe Linguisten und interne Lektoren können sich bei der Bearbeitung der Inhalte im CAT-Tool (Computer Assisted Translation) von Smartling auf diese linguistischen Assets beziehen, um die Konsistenz zu gewährleisten und die Einhaltung von Qualitätsstandards zu erleichtern. Sobald die Inhalte übersetzt sind, werden die genehmigten Übersetzungen automatisch zum Translation Memory von Personio hinzugefügt und auf zukünftige Übersetzungen angewendet.

Als schließlich das Übersetzungsvolumen zunahm und das Hinzufügen von Sprachen zu einer praktikablen Option wurde, begann das Content-Education-Team von Personio, die neuronale maschinelle Übersetzung (NMT) von Smartling zu verwenden. Das hat die Effizienz gesteigert und gleichzeitig die Kosten niedrig gehalten, indem qualitativ hochwertige Ergebnisse produziert wurden, die direkt an die internen Reviewer von Personio gesendet werden können.

Befund

Diese Änderungen haben zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen geführt. Das Content-Education-Team von Personio geht beispielsweise davon aus, dass die Implementierung von NMT ihnen helfen wird, 40 % ihres aktuellen Übersetzungsbudgets einzusparen. Sie gehen auch davon aus, dass sie durch den Einsatz von NMT in der Lage sein werden, den Zeitaufwand für interne Überprüfungen um mindestens die Hälfte zu reduzieren.

Am wichtigsten ist, dass Personio jetzt in der Lage ist, seine Lokalisierungsbemühungen zu skalieren, die Sprachen seiner Kunden zu sprechen und Personalabteilungen in ganz Europa einen erstklassigen mehrsprachigen Kundenservice zu bieten.

Für die Zukunft ist geplant, das eingesparte Geld durch den Ausbau des Sprachangebots zu reinvestieren, was dank der Partnerschaft von Personio mit Smartling nun machbar ist. Das Content-Education-Team von Personio hofft auch, dies zu erreichen, ohne die Anzahl der internen Prüfer zu erhöhen. Stattdessen planen sie, einen NMT plus Human Post-Editing-Workflow mit externen Ressourcen zu implementieren und die Qualität mit dem umfassenden Qualitätsbewertungsprogramm von Smartling zu überwachen. Schließlich wird sich das Team weiter in Richtung eines vollautomatischen Übersetzungsprozesses bewegen, der unmittelbar nach der Veröffentlichung der Ausgangsinhalte beginnt und mit der Veröffentlichung ausgefeilter, qualitativ hochwertiger Übersetzungen in allen Zielsprachen endet.