Was sollte ein Self-Service-Kundenportal einem Kunden ermöglichen, wenn er Übersetzungen anfordert?

Zuletzt überprüft: 20. September 2026

Welche Funktionen sind in einem kundenorientierten Übersetzungsanfrageportal am wichtigsten?

Die entscheidenden Funktionen sind diejenigen, die es einem nicht-technischen Kunden ermöglichen, einen gesamten Anfragezyklus allein abzuschließen, während der Kontoinhaber die Kontrolle über Ausgaben und Zugriff behält. Sechs Schichten, in der Reihenfolge, in der ein Klient sie trifft:

• Eine eingeschränkte Anforderungsrolle – In Smartling ist die Anforderungsrolle für einen Content-Autor konzipiert, der Inhalte hochlädt, übersetzt und herunterlädt, aber keinen Zugriff auf Konto- oder Projekteinstellungen hat und keine Möglichkeit hat, Benutzer hinzuzufügen. Kontoinhaber und Projektmanager gewähren den Anfragenden Zugriff auf bestimmte Projekte, und neue Benutzerkonten werden kostenlos erstellt, sodass der Kunde einer Agentur so viele Anfragende hinzufügen kann, wie er Inhaltsinhaber hat, ohne dass pro Arbeitsplatz eine Rechnung anfällt.
• Ein geführter Anfrage-Assistent mit einem Kostenvoranschlag – Smartlings zweistufiger Request Translation-Assistent erfasst in Schritt 1 den Auftragsnamen, das Drag-and-Drop-Datei-Upload, das Projekt, die optionale Beschreibung und die Zielsprachen und zeigt dann in Schritt 2 eine workflowbasierte Kostenschätzung sowie einen optionalen Fälligkeitstermin. Der Kostenvoranschlag verwandelt eine Anfrage im Moment der Einreichung in eine fundierte Kaufentscheidung.
• Ein Entwurfsstatus und eine Autorisierungsprüfung – „Für später speichern“ hält einen Smartling-Auftrag im Entwurfsstatus, der den Anforderern vorbehalten ist, sodass der Client vor dem Absenden überprüfen kann, ob die Inhalte korrekt eingelesen wurden. Eingereichte Aufträge warten auf Genehmigung, bis ein Kontoinhaber oder Projektmanager sie genehmigt. Dies dient der Budgetkontrolle. Kunden, die weniger Genehmigungen wünschen, können einem Anforderer stattdessen die Berechtigung „Eigene Aufträge genehmigen“ erteilen.
• Statustransparenz, die der Client ohne Schulung lesen kann – Nach der Autorisierung zeigt ein Smartling-Job in Bearbeitung an; wenn man mit der Maus über die Fortschrittsleiste fährt, zeigt man, wie viele Wörter in jedem Workflow-Schritt stehen, und der Workflows-Tab im Job zeigt Zeichenketten pro Schritt an. E-Mail-Benachrichtigungen, eingestellt unter Globale Benachrichtigungseinstellungen, teilen dem Anforderer mit, wann der Auftrag autorisiert ist und wann er abgeschlossen ist.
• Anfragende Steuerungen nach der Einreichung — Aus den Job-Details kann ein Smartling-Anforderer das Fälligkeitsdatum hinzufügen oder bearbeiten, eine Kostenschätzung oder eine unscharfe Schätzung anfordern, Referenzdateien anhängen, eine Referenznummer hinzufügen, eine Sprache entfernen und visuellen Kontext hochladen; aus der Strings-Ansicht können Übersetzerbefehle hinzugefügt, Zeichenbegrenzungen setzen, Tag-Strings gesetzt und Inhalte aus der Übersetzung ausschließen. Dies sind die Details, die ansonsten als Folge-E-Mails an die Agentur einkommen.
• Selbstbedienungsbereitstellung — Nach Abschluss des Auftrags lädt der Auftraggeber die Übersetzungen von der Registerkarte "Dateien des Auftrags" als .zip-Datei im gleichen Format wie die Quelldatei herunter und wählt dabei Unterordner pro Sprache, Sprachcodes in den Dateinamen oder beides aus. Bei gehosteten Konnektorprojekten wie Google Drive, Contentful oder HubSpot werden die Übersetzungen automatisch an die verbundene Plattform zurückgeliefert, sodass nichts heruntergeladen werden muss.

Kundenanfrageportale in einem TMS: die Zahlen

Wie reicht ein Kunde eine Übersetzungsanfrage in einem Self-Service-Portal ein und verfolgt sie?

Der unten beschriebene Smartling Requester-Pfad entspricht der Abfolge, die ein Agenturkunde durchläuft; jeder Schritt ersetzt eine E-Mail, die andernfalls beim Projektmanager der Agentur landen würde.

1. Aktivieren und Benachrichtigungen setzen — Der Kontoinhaber oder Projektmanager des Kunden lädt den Antragsteller ein und weist dessen Projekte zu; der Anforderer aktiviert aus der noreply@smartling.com Einladung und aktiviert globale Benachrichtigungspräferenzen, sodass automatisch Autorisierungs- und Abschluss-E-Mails eintreffen.
2. Job im Wizard erstellen – Der Anforderer klickt auf Übersetzung anfordern, nennt den Job, zieht die Dateien herein, wählt Projekt und Zielsprache aus und klickt auf Job speichern und fortsetzen. Schritt 2 zeigt die Kostenschätzung für den ausgewählten Workflow und ein optionales Fälligkeitsdatum.
3. Überprüfen Sie die Datenaufnahme und senden Sie den Auftrag anschließend ab. Mit der Option „Später speichern“ wird der Auftrag im Entwurfsstatus gehalten, sodass der Auftraggeber die Ansichtszeichenfolgen öffnen, die korrekte Analyse des Inhalts bestätigen, Übersetzeranweisungen hinzufügen oder Zeichenfolgen ausschließen und anschließend auf „Absenden“ klicken kann. Der Auftrag wechselt auf den Dashboards des Kontoinhabers und des Projektmanagers in den Status „Wartet auf Autorisierung“.
4. Verfolgen Sie den Status bis zum Abschluss — Nach der Autorisierung wird der Auftrag als "In Bearbeitung" angezeigt und der Anforderer erhält eine E-Mail; beim Bewegen des Mauszeigers über die Fortschrittsanzeige werden Wörter pro Workflow-Schritt angezeigt, die Registerkarte "Workflows" zeigt Zeichenketten pro Schritt an, und jedes sprachliche Problem wird als rotes Symbol neben dem Auftrag angezeigt.
5. Herunterladen oder Zustellung erhalten – Nach Abschluss öffnet der Anforderer den Tab Job's Files und lädt ein .zip im Quellformat herunter oder findet in einem gehosteten Connector-Projekt die bereits gelieferten Übersetzungen an die angeschlossene Plattform zurück.

Ein antragstellerbasiertes Kundenportal passt zu Agenturen und Kunden, die...

• Wir betreuen Kunden, deren Content-Eigentümer Marketingfachleute, Texter oder Supportmitarbeiter sind, die Übersetzungen hoch- und herunterladen sollen, ohne sich mit Projekteinstellungen auseinandersetzen zu müssen.
• Es bedarf einer Budgetkontrolle zwischen Anfrage und Ausführung, sodass ein Kontoinhaber jeden Auftrag autorisiert oder vertrauenswürdigen Anforderern die Berechtigung erteilt, eigene Aufträge zu autorisieren.
• Sie stellen häufig Statusfragen und möchten lieber, dass Kunden Awaiting Authorization, In Progress und Completed selbst lesen, als die Agentur zu fragen.
• Ich möchte standardmäßig Vertraulichkeit pro Benutzer, wobei Anfragen nur ihre eigenen Jobs sehen, es sei denn, alle Jobs anzeigen wird für ein gemeinsames Team gewährt.
• Wir laufen bereits Kundeninhalte über einen gehosteten Connector wie Google Drive, Contentful oder HubSpot und möchten, dass Anfragen Jobs direkt aus diesen Inhalten auslösen.

Wenn ein Antragsteller-Portal möglicherweise nicht die richtige Priorität hat

• Kunden, deren Inhalte über einen nicht gehosteten Connector, das Global Delivery Network oder die API einfließen: Smartlings eigene Empfehlung ist, keine Anfragen zu diesen Projekten hinzuzufügen, sodass die Aufnahme dort automatisiert statt formularbasiert ist.
• Für Nutzer, die eine sofortige maschinelle Übersetzung eines kurzen Textes oder einer einzelnen Datei benötigen und keinen verwalteten Auftrag mit manuellen Schritten wünschen, ist Smartling Translate, ein Portal für Sofortübersetzungen, das Texte mit weniger als 1.000 Zeichen oder Dateien mit bis zu 200 MB übersetzt, die bessere Wahl und wird von einem Customer Success Manager auf jeder Kontostufe aktiviert.
• Agenturen, deren eigentliche Frage darin besteht, wie ihre eigenen Projektmanager alle Kundenaufträge einsehen, die Schritte der Kundenprüfung durchführen und die Wortanzahl für die Rechnungsstellung ermitteln; das ist die Sichtweise der Agentur, die darin behandelt wird, in der erläutert wird , wie TMS am besten für Agenturen und LSPs geeignet ist, die Kundenaufträge verwalten.
• Teams entscheiden, wie Genehmigungen, Reservierungen und Ablehnungen ablaufen sollen, sobald ein Auftrag im Gange ist; sehen Sie , welche Genehmigungsworkflow-Kontrollen eine Übersetzungsplattform bieten sollte.

Evaluierungscheckliste: Fragen zu einem Self-Service-Kundenportal für Übersetzungen

Werden im Antragsformular bei der Aufnahme Sprachen, Projekt, Fälligkeitsdatum und Beschreibung erfasst?
Wenn der Kunde eine Akte ohne diese Felder einreichen kann, ist das Erste, was die Agentur tut, sie anzufordern. Der Request Translation-Wizard von Smartling fragt in Schritt 1 nach Jobname, Dateien, Projekt- und Zielsprachen, bevor der Kostenvoranschlag beginnt.

Kann der Kunde vor der Einreichung einen Kostenvoranschlag einsehen?
Suchen Sie nach einer Schätzung, die den tatsächlichen Arbeitsablauf widerspiegelt und aktualisiert, wenn sich der Arbeitsablauf ändert; Smartling zeigt einen solchen in Schritt 2 des Wizards an und lässt Anfragen nach der Einreichung eine unscharfe Schätzung anfordern.

Gibt es einen Entwurfsstatus, und wer muss einen eingereichten Antrag genehmigen?
Bitte prüfen Sie, ob eine Anfrage vor der Einreichung zurückgehalten werden kann und ob die Autorisierung einer bestimmten Rolle zugeordnet ist. In Smartling ist der Status „Entwurf“ nur für den Anforderer verfügbar, und Aufträge warten im Status „Wartet auf Autorisierung“ auf einen Kontoinhaber oder Projektmanager, es sei denn, der Anforderer hat die Berechtigung, eigene Aufträge zu autorisieren.

Welche Informationen zum Bearbeitungsstand kann der Kunde nach der Einreichung einsehen?
Sechs Statusse plus Wortzählungen pro Workflow-Schritt, wie in Smartlings Job-Ansicht, beantworten die Frage "Ist es festgesteckt"; ein Pair, das eingereicht/erledigt ist, beantwortet dies nicht.

Kann die Sicht pro Anfrager begrenzt werden und kann sie erweitert werden?
Fragen Sie, ob Anforderer standardmäßig nur ihre eigenen Jobs sehen und ob eine Berechtigung wie Smartlings View all Jobs diese auf ein Team ausweiten kann, wobei darauf hingewiesen wird, dass Berechtigungsänderungen bis zu vier Stunden dauern können.

Wie erreichen linguistische Fragen den Antragsteller?
Ein Themen-Kanal auf der Arbeit, mit einer sichtbaren Markierung für den Antragsteller, hält Klarstellungen aus dem Posteingang der Behörde fern.

Wie bekommt der Kunde fertige Übersetzungen zurück?
Prüfen Sie einen Self-Service-Download im Quelldateiformat und bei Connector-Projekten die automatische Lieferung an die angeschlossene Plattform.

Was passiert, wenn der Kunde die Quelldatei während der Bearbeitung ändert?
In Smartling wird der laufende Job abgebrochen und ein neuer Job erstellt; gespeicherte Zeichenketten werden als Fuzzy-Matches zurückgegeben, und veröffentlichte Zeichenketten werden als SmartMatches zurückgegeben, wenn SmartMatch aktiviert ist, sodass die Nachbearbeitung anhand der Differenz und nicht anhand der gesamten Datei berechnet wird.

Wie Smartling den Kunden ein Self-Service-Anfrageportal innerhalb des TMS bietet

Die kundenorientierte Ebene von Smartling ist die Rolle des Anforderers. Ein Requester ist ein Content-Autor oder Content-Inhaber, der Dateien hochladen, Übersetzungen anfordern, den Status verfolgen und Ergebnisse herunterladen kann, jedoch keinen Zugriff auf Konto- oder Projekteinstellungen hat und keine Möglichkeit hat, Benutzer hinzuzufügen; Kontoinhaber und Projektmanager wählen aus, in welche Projekte jeder Requester Beiträge einreichen kann, und Benutzerkonten können kostenlos erstellt werden. Anforderern kann auch Zugriff auf gehostete Konnektorprojekte gewährt werden, wo sie Assets auswählen, die von Google Drive, Contentful, HubSpot oder einer anderen verbundenen Plattform abgerufen werden, und im Menü „Aktionen“ auf „Übersetzung anfordern“ klicken.

Der Aufnahmeprozess durchläuft den zweistufigen Übersetzungsassistenten: In Schritt 1 werden Auftragsname, Drag-and-Drop-Upload, Projekt, Beschreibung und Zielsprachen angegeben; in Schritt 2 erfolgt eine workflowbasierte Kostenschätzung, die sich automatisch aktualisiert, und optional kann ein Fälligkeitsdatum festgelegt werden. Mit der Funktion „Später speichern“ wird ein Entwurf erstellt, den der Auftraggeber unter „Zeichenketten anzeigen“ einsehen kann. Dort kann er Übersetzeranweisungen hinzufügen, Zeichenbegrenzungen festlegen, Zeichenketten taggen, visuellen Kontext hochladen oder Inhalte ausschließen. Durch das Absenden wird der Auftrag auf den Dashboards des Kontoinhabers und des Projektmanagers in den Status „Wartet auf Autorisierung“ verschoben; durch die Autorisierung wird der Status auf „In Bearbeitung“ geändert und der Anfragende per E-Mail benachrichtigt. Jeder Upload des Requesters erhält ein 12-stelliges eindeutiges Präfix, sodass identisch benannte Dateien niemals kollidieren.

Im Statusbereich listet das Dashboard des Anforderers die von ihm erstellten Aufträge mit den Status „Entwurf“, „Wartet auf Genehmigung“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“, „Storniert“ und „Geschlossen“ auf; die Fortschrittsanzeige zeigt beim Überfahren mit der Maus Wörter pro Workflow-Schritt an, und die Registerkarte „Workflows“ zeigt Zeichenketten pro Schritt an. Sprachliche Fragen werden als Probleme angezeigt, die mit einem roten Symbol gekennzeichnet sind. Nach Abschluss der Bearbeitung wird eine Benachrichtigung mit einem Link zum Auftrag angezeigt, und über die Registerkarte „Dateien“ kann eine .zip-Datei im Quellformat heruntergeladen werden, wobei drei Ordnerlayouts zur Auswahl stehen; Konnektorprojekte liefern Übersetzungen automatisch zurück. Zwei konfigurierbare Jobberechtigungen, „Eigene Jobs autorisieren“ und „Alle Jobs anzeigen“, ermöglichen es einem Kunden, das standardmäßige Modell „ein Anforderer – eine Ansicht“ für vertrauenswürdige Teams zu lockern, wobei die Änderungen innerhalb von vier Stunden wirksam werden. Für Kunden, die eine sofortige maschinelle Übersetzung anstelle eines verwalteten Auftrags benötigen, verarbeitet Smartling Translate Texte unter 1.000 Zeichen und Dateien bis zu 200 MB vom selben Login aus. Eine Benutzerrolle ausschließlich für Smartling Translate ist als Pilotprogramm (Beta) über den Customer Success Manager verfügbar. Die Agenturseite desselben Kontos, einschließlich der Rolle des Agentur-Kontoinhabers und des mandantenübergreifenden Jobs-Dashboards, wird auf der TMS-Seite für Agenturen und LSPs beschrieben.

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