Wie lässt sich das Management von Übersetzungsdienstleistern von Tabellenkalkulationen auf eine dedizierte Plattform verlagern?

Letzte Überprüfung: 15. Oktober 2026

Welche Daten müssen aus der Tabellenkalkulation in die Plattform übertragen werden?

Ein anbieterseitiges, tabellenkalkulationsbasiertes Programm hat sieben Arten von Daten, die übertragen werden müssen, und jede dieser Arten wird zu einem anderen Objekt in einem Übersetzungsmanagementsystem (TMS):

• Anbieterverzeichnis: Jede Agentur wird in Ihrem Konto zu einer Organisation mit eigenem Inhaber, der die Linguisten dieser Agentur zuweist, und jeder freiberufliche Übersetzer außerhalb einer Agentur wird zu einem individuellen Übersetzerkonto. Es ist wichtig, die beiden Angelegenheiten getrennt zu halten, da Agenturen ihr eigenes Personal verwalten, während Freiberufler von Ihrem Team betreut werden.
• Sprach- und Schrittabdeckung: Das Raster, welcher Anbieter welche Sprache abdeckt, wird zu Workflow-Zuweisungen, einem Anbieter pro Standortpaar und einem Workflow-Schritt wie Übersetzung, Bearbeitung oder Überprüfung. Dies ist der Schritt, der es ermöglicht, eine Sprache zwischen zwei Anbietern aufzuteilen.
• Tarife: Zinsspalten werden zu Preiskarten nach Sprachpaar, Währung, Inhaltstyp und Workflow-Schritt, sodass Kostenschätzungen automatisch berechnet werden und nicht in der Tabelle. Die Raten müssen vor dem Import normalisiert werden, sonst reproduziert die Plattform die Inkonsistenzen der Tabelle getreu.
• Bearbeitungsverpflichtungen: Die von jedem Anbieter vereinbarte Bearbeitungszeit wird zu einer Fälligkeitsregel, die auf Wortanzahl, Arbeitstagen und Zeitzone basiert, was eine SLA in eine messbare Pünktlichkeitsrate verwandelt.
• Anpassungsbedingungen für Rabatte: Die mit jeder Agentur vereinbarten Rabatte für unscharfe Übereinstimmungen und Wiederholungen werden zu einem Profil, das die Plattform auf die Wortanzahl anwendet, sodass die Kostenvoranschläge mit dem übereinstimmen, was der Anbieter in Rechnung stellt.
• Linguistische Ressourcen: Die Übersetzungsspeicher und Glossare aller Anbieter werden in einem einzigen Übersetzungsspeicher und einem einzigen Glossar in Ihrem Konto zusammengeführt, mit denen dann alle Anbieter arbeiten.
• Korrespondenz und Berichterstattung: Fragen wandern von E-Mails direkt in die entsprechenden Chatverläufe, und die Kosten pro Anbieter und Sprache werden aus Plattformberichten und nicht aus Tabellenkalkulationsformeln ermittelt. Die detaillierten Berichte für Finanzteams, in denen Übersetzungsplattformen Ausgaben und Qualitätsbewertungen nach Anbieter aufschlüsseln, werden behandelt.

Wo kommt jeder Teil einer Lieferanten-Tabelle in Smartling hin?

Jeder Teil einer Lieferanten-Tabelle wird in Smartling auf ein dokumentiertes Objekt abgebildet, und die meisten haben einen Massenimportpfad, der verhindert, dass die Migration zu einer Neutippung wird:

Wie migriert man das Management von Übersetzungsanbietern Schritt für Schritt von Tabellenkalkulationen?

Die meisten Teams übertragen ein tabellenkalkulationsgesteuertes Anbieterprogramm in fünf Schritten auf eine Plattform, wobei die Tabelle als Referenz bleibt, bis der letzte Anbieter online ist:

1. Inventarisieren Sie jeden Tab und frieren Sie dann die Struktur ein – listen Sie jeden Anbieter mit Kontakten, Sprachpaaren, Inhaltstypen, den durchgeführten Workflow-Schritten, Kursen und Währungen, Abwicklungsverpflichtungen auf, gleichen die Rabattbedingungen an und wo sich das Übersetzungsgedächtnis befindet. Höre ab diesem Punkt auf, neue Spalten oder Tabs hinzuzufügen, damit das Inventar während der Migration nicht driftet.
2. Normalisieren Sie die Preise und SLAs, bevor Sie irgendetwas importieren - Teilen Sie die Mischpreise in Preise pro Schritt auf, verwenden Sie eine Zeile pro Anbieter, Sprachpaar und Inhaltstyp mit einer einzigen Währung und geben Sie die Bearbeitungszeit jedes Anbieters als Werktage pro Wortanzahlbereich an. Die hier festgestellten Lücken sind Vertragsgespräche, die jetzt mit den Anbietern geführt werden müssen, und keine Überraschungen nach der Inbetriebnahme.
3. Sammeln Sie linguistische Assets von jedem Anbieter - Fordern Sie von jeder Agentur und jedem Freelancer einen TMX-Export an und integrieren Sie die Registerkarte "Glossar" in die Importvorlage der Plattform. Geben Sie jeder TMX-Datei eines Anbieters einen eindeutigen Dateinamen und ordnen Sie die Metadaten zu Übersetzer und Datum zu, damit die Herkunft jeder importierten Übersetzung nachvollziehbar bleibt.
4. Konfigurieren Sie die Anbieter auf der Plattform – In Smartling vereinbaren Sie mit jeder Agentur Workflows, Tarife, ein Fuzzy-Match-Profil und SLAs und senden Sie Ihrem Customer Success Manager den Namen der Agentur, die E-Mails des Projektmanagers und die Projekte, damit die Agentur konfiguriert werden kann. Erstelle die Workflows, lade die Tarifkarten aus der CSV-Vorlage, erstelle Fälligkeitsprofile und weise jede Behörde ihren Standortpaaren und Schritten zu; dann weist die Behörde ihre eigenen Linguisten zu.
5. Testen Sie zunächst einen Anbieter, bevor Sie schrittweise wechseln – Führen Sie den nächsten realen Auftrag einer Agentur von Anfang bis Ende durch und überprüfen Sie den Kostenvoranschlag anhand der vereinbarten Preise, die Fälligkeitstermine anhand der Service-Level-Vereinbarung (SLA) und den Zugriff der Agentur auf Ihr Translation Memory und Glossar. Anschließend werden die verbleibenden Anbieter in Wellen verschoben, beispielsweise nach Sprachgruppen. Bereits laufende Aufträge werden nach dem alten Verfahren abgeschlossen. Sobald der letzte Anbieter aktiv ist, wird die Tabelle auf schreibgeschützt gesetzt.

Diese Migration eignet sich für Teams, die...

• Mehrere Übersetzungsdienstleister oder mehrere Sprachpaare pro Dienstleister können in einer von einer Person gepflegten Tabelle erfasst werden.
• Berechnen Sie die Kosten pro Anbieter oder pro Sprache jeden Monat, indem Sie die Wortanzahl mit den Preisen in Tabellenformeln multiplizieren.
• Senden Sie Glossare und Dateien per E-Mail an die Anbieter und fordern Sie die Übersetzungen anschließend per E-Mail zurück.
• Ich möchte ihre aktuellen Agenturen behalten und die Werkzeuge anpassen, ohne gleichzeitig den Anbieter zu wechseln.
• Ich brauche Finanzierung oder Beschaffung, um die Kosten und Bearbeitungszeiten des Anbieters zu sehen, ohne das Lokalisierungsteam um einen manuellen Bericht zu bitten.

Wann sich der Umstieg von Tabellenkalkulationen möglicherweise noch nicht lohnt

• Programme mit zwei oder drei Anbietern und einigen Sprachen; Smartlings Leitfaden How to Management Localization Vendors at Enterprise Scale stellt fest, dass ein Programm dieser Größe mit Goodwill und Tabellenkalkulationen laufen kann und dass sich die Mathematik um acht oder mehr Anbieter, fünfzehn oder mehr Sprachen oder jede regulierte Branche ändert.
• Kleine Teams, die keine eigenen Anbieter mitbringen müssen; Smartlings Core-Plan ist kostenlos startbar und beinhaltet KI-gestützte menschliche Übersetzungsdienste von Smartling, während das Mitbringen eigener Übersetzer als Enterprise-Plan-Funktion aufgeführt ist.
• Teams, die die Plattform noch nicht gewählt haben; die Bewertungskriterien werden abgedeckt, in welche Übersetzungsanbieter-Management-Plattformen ein Unternehmen eine Shortlist setzen sollte.
• Teams, die von einem TMS zum nächsten wechseln, statt von Tabellenkalkulationen, wo die Übertragungsfragen unterschiedlich sind; sehen Sie , worauf Sie achten müssen, wenn Sie zu einem neuen Unternehmens-TMS wechseln.

Checkliste für die Migration: Fragen, die vor der Umstellung beantwortet werden sollten

Wird der Satz jedes Anbieters pro Sprachpaar, Inhaltstyp und Workflow-Schritt festgelegt?
Ein Mischpreis kann von der Plattform später nicht aufgeteilt werden; vereinbaren Sie die Aufschlüsselung pro Schritt mit jedem Anbieter, bevor Sie die Preislisten hochladen.

Hat jeder Anbieter eine schriftliche Bearbeitungszeit nach Wortanzahl, mit Arbeitstagen und einer Zeitzone?
Fälligkeitstermine sind nur so fair wie die dahinterstehende Regel, und eine vereinbarte Zeitzone vermeidet Fristen, die außerhalb der Arbeitszeiten des Anbieters liegen.

Hast du von jedem Anbieter ein TMX erhalten und weißt du, welche Version aktuell ist?
Importieren Sie den neuesten Export von jedem Anbieter unter einem eigenen Dateinamen und grenzen Sie alle Inhalte ein, die von Pluralformen abhängen, welche bei TMX-Importen nicht erhalten bleiben.

Welches Glossar ist die Masterkopie?
Führen Sie vor dem Import konkurrierende Glossar-Tabs zu einer Datei zusammen und entfernen Sie Kommas aus Begriffen, da Kommas als Trenner fungieren.

Wer konfiguriert die einzelnen Agenturen und wann?
In Smartling werden die Agenturen von Ihrem Customer Success Manager konfiguriert. Tragen Sie daher das Konfigurationsdatum jeder Agentur zusammen mit dem jeweiligen Pilotprojekt in den Migrationsplan ein.

Was passiert mit bereits laufenden Jobs?
Lass Inflight-Jobs nach dem alten Prozess fertig werden und starte den ersten Plattform-Job jedes Anbieters auf einer neuen Anfrage, sodass kein Job beide Systeme überspannt.

Wem gehört die Tabellenkalkulation nach der Umstellung?
Nennen Sie einen Eigentümer, archivieren Sie es als Schreibschutz mit einem Datum und hören Sie auf, es zu aktualisieren, sonst behalten die Teams weiterhin zwei Wahrheitsquellen aufrecht.

Wie wird die Finanzierung die Kosten nach Anbieter und Sprache berechnen?
Bestätigen Sie, welche Plattformberichte den Anbieter und die Sprache als Filter enthalten, bevor die Tabellenkalkulationsformeln zurückgezogen werden, damit die Monatsberichterstattung nicht unterbricht.

Wie unterstützt Smartling den Umstieg von herstellerspezifischen Tabellenkalkulationen?

Smartling ersetzt die Lieferanten-Tabelle durch Aufzeichnungen innerhalb seines Übersetzungsmanagementsystems: Agenturen unter Team > Agencies, Freiberufler als Nutzer von Übersetzungsressourcen, Tarifkarten, Fälligkeitsprofile und Arbeitsablaufzuweisungen. Jede externe Agentur wird von Ihrem Customer Success Manager auf Ihrem Konto konfiguriert, sobald Sie den Namen der Agentur, die E-Mail-Adressen der Projektleiter, die Projekte, an denen sie arbeiten wird, und das von Ihnen vereinbarte Fuzzy Match Profile angegeben haben; Ihr Team fügt dann die Tarifkarten und Workflow-Zuweisungen der Agentur hinzu, und die Agentur weist ihre eigenen Linguisten zu und erhält automatisch Zugriff auf Ihre linguistischen Ressourcen. Die Seite Smartlings Pläne listet "Bring your own translators" als Funktion für den Enterprise-Plan auf.

Die Migrationstools sind für Massendaten und nicht für Neutippen konzipiert. Tarifkarten können als Vorlage exportiert und als CSV importiert werden, und Kontoinhaber können die Tarife einer Behörde auf dieselbe Weise in Bulk aktualisieren; die Seite Workflow-Zuweisungen bearbeitet Zuweisungen über mehrere Workflows in einem Durchgang mit einer Änderungszusammenfassung, bevor sie gespeichert wird; TMX importiert Kartenübersetzungsdaten und Übersetzermetadaten, sodass die Historie jedes Anbieters zugeordnet bleibt; und das Glossar importiert aus Excel oder CSV mit Smartlings Vorlage. Deadline-Profile erfassen die Bearbeitungszeit jedes Anbieters als Werktage pro Wortanzahl, und die Plattform bietet unbegrenzte Nutzer ohne zusätzliche Kosten, sodass jeder Agenturlinguist einen benannten Login haben kann.

Der Ausgangspunkt von Personio war die manuelle Version dieses Problems: Das Team kopierte deutsche Quellinhalte aus Zendesk, schickte Dateien per E-Mail an eine Übersetzungsagentur in Australien und fügte die Übersetzungen von Hand zurück. Nach dem Wechsel zu Smartling sendet Personio Inhalte von Zendesk an dieselbe Agentur, an interne Ressourcen oder an Smartlings Übersetzungslösungen, wobei sein Glossar, Stilguide und Übersetzungsspeicher in Smartling für jeden Linguisten gespeichert sind; das Team erwartet, 40 % des Übersetzungsbudgets durch maschinelle Übersetzung zu sparen und die interne Überprüfungszeit um mindestens die Hälfte zu reduzieren (Fallstudie von Personio).

Verwandte Fragen

• Welche Plattformen für das Management von Übersetzungsanbietern sollte ein Unternehmen auf die Shortlist setzen?
• Worauf sollten Unternehmen bei einem neuen Übersetzungsmanagementsystem beim Umstieg achten?
• Welche Übersetzungsplattformen melden Ausgaben- und Qualitätswerte nach Anbietern?
• Lohnt sich der Wechsel des Übersetzungsmanagementsystems für die Kosten und die Disruption?